giải pháp sáng kiến 2015

Ứng dụng các biểu mẫu Microsoft excel để thay thế sổ thụ lý và kết quả các loại án

Giải pháp sáng kiến

1. Thực trạng

Sổ thụ lý và kết quả giải quyết các vụ án; Sổ theo dõi bản án, quyết định là các loại sổ bắt buộc tòa án các cấp phải lập trong quá trình thực hiện việc thụ lý và giải quyết các vụ, việc. Từ trước đến nay tòa án các cấp đều sử dụng sổ truyền thống đóng tập do Tòa án nhân dân tối cao cấp. Hàng năm Tòa án các cấp lập danh sách các loại sổ của đơn vị cần và số lượng bao nhiêu quyển rồi gửi lên tòa cấp trên tổng hợp và gửi lên tòa án tối cao để đề nghị cấp xuống. Tuy nhiên, từ trước đến nay khi sử dụng sổ truyền thống dẫn đến một số bất cập nên Tòa án nhân dân tối cao đã ban hành 34 biểu mẫu sổ khác nhau (trong đó có biểu mẫu về sổ thụ lý và kết quả giải quyết các vụ án; sổ theo dõi số bản án, quyết định) và khuyến khích các tòa án cấp dưới sử dụng biểu mẫu sổ để chủ động tự lập sổ. Tuy nhiên hầu hết các tòa đều chưa chủ động sử dụng mà vẫn còn đăng kí cấp sổ truyền thống để sử dụng hàng năm mà việc sử dụng sổ truyền thống lại gây ra những bất cập nhất định. Do đó tôi đề xuất sử dụng các biểu mẫu này ngay trên máy tính làm việc để thụ lý, thống kê và thực hiện các công việc khác thay thế cho sổ truyền thống.

2. Những bất cập khi sử dụng sổ truyền thống:

  • Khi đơn vị hết sổ thì phải chờ đến khi cấp sổ mới có sổ để cập nhật vào nhưng trong thời gian chờ cấp sổ thì rất khó khăn trong việc theo dõi, lấy số thụ lý và cập nhật kết quả nên phải mở tạm một sổ khác. Tuy nhiên đến khi nhận sổ thì lại phải cập nhật từ sổ tạm này qua thì rất mất thời giam điều này làm ảnh hưởng đến thời gian thực hiện nghiệp vụ của người được phân công theo dõi sổ;
  • Việc quản lí sổ, thống kê, báo cáo kết quả giải quyết từng loại án sẽ được giao cho một số thư ký đảm nhiệm. Tuy nhiên việc lấy số thụ lý, vào sổ thụ lý và cập nhật kết quả giải quyết thì không phải do thư ký đảm nhiệm loại án đó thực hiện mà thư ký nào được giao tiến hành tố tụng đối với vụ án đó sẽ lấy số theo số thứ tự và vào sổ thụ lý nhưng việc ghi kết quả lại là giao cho người đảm nhiệm loại sổ đó thực hiện. Điều này dẫn đến những bất cập như: Nếu không giao án văn để lưu thì thư ký đảm nhiệm loại sổ này không thể cập nhật kết quả được, nếu giao án văn thì phải cập nhật thủ công ghi lại kết quả của phần quyết định; Người lấy số và vào sổ thụ lý ghi không đầy đủ thông tin, chữ viết quá xấu khiến người thống kê không đọc được để thống kê hoặc cập nhật kết quả; Nếu có chèn thêm số A, B, C thì rất khó kiểm tra và thống kê, có thể thống kê không chính xác; Có thể dẫn đến tình trạng cùng một quan hệ pháp luật hai bên tranh chấp với nhau nhưng lại thụ lý 02 vụ án khác nhau.
  • Nếu bị hư hỏng do tác động của môi trường như mưa bão, lũ lụt… thì toàn bộ thông tin trong sổ sẽ bị mất và khó có khả năng phục hồi;
  • Khi tra cứu, tìm kiếm đương sự trong vụ án, hoặc thống kê, báo cáo, thống kê số lượng án giải quyết của từng người tiến hành tố tụng thì phải lật từng trang, tìm qua từng vụ và phải đọc qua tên từng đương sự mới lọc ra được;
  • Khi kiểm tra án từng quý thì phải mang theo cả quyển sổ đi và phải mang theo toàn bộ sổ sách của từng loại án đi để kiểm tra mặc dù mỗi lần chỉ kiểm tra một quý.

3. Những lợi ích khi sử dụng biểu mẫu Excel để thay thế sổ truyền thống

  • Đơn vị có thể giao cho một đồng chí phụ trách việc thụ lý, quản lý một hoặc một số loại án và đồng chí đó dùng biểu mẫu để mở sổ mà không phụ thuộc vào việc phải chờ cấp sổ;
  • Thống nhất được lấy số thụ lý, số bản án, quyết định của từng loại án trong đơn vị, và kết quả giải quyết của từng vụ việc. Khi cần lấy số thụ lý hoặc số bản án, quyết định thì gặp người phụ trách loại sổ đó để lấy. Trường hợp người phụ trách vắng mặt thì có thể tự vào file mở sẵn trên máy tính của người phụ trách để lấy số. Khi giải quyết xong đến lấy số bản án, quyết định thì người ra bản án, quyết định có thể gửi qua thư điện tử hoặc sao chép vào thiết bị lưu trữ bản án, quyết định rồi giao cho người phụ trách để cập nhật kết quả vào sổ. Điều này đảm bảo việc kết quả luôn được cập nhật đầy đủ và kịp thời;
  • Việc lưu trữ sổ được thực hiện ngay trên ổ cứng máy tính và/hoặc có thể đồng bộ qua các dịch vụ lưu trữ đám mây của các ứng dụng như onedrive, goole drive, box…, hoặc có thể lưu ngay trên thư điện tử, điều này đảm bảo dữ liệu không bao giờ bị mất. Khi kiểm tra hàng quý thì có thể in phần thụ lý và kết quả, phần thống kê số bản án, quyết định của quý đó ra đi kiểm tra, đến cuối năm thì có thể in toàn bộ của cả năm ra đóng thành quyển để lưu trữ (nếu điều này là bắt buộc);
  • Việc thống kê, tra cứu, tìm kiếm vụ việc, đương sự, kết quả giải quyết của các vụ, việc rất nhanh chóng, dễ dàng và chính xác thông qua các hàm trên bảng tính excel, rút ngắn thời gian thực hiện so với lật từng trang trên sổ truyền thống.

Trên đây là đề xuất của tôi về việc sử dụng các biểu mẫu microsof excel mà tòa án nhân dân tối cao đã ban hành để thay thế số thụ lý, sổ theo dõi bản án, quyết định của tòa án và có thể sử dụng để thay thế các loại sổ khác.

Tác giả: Đặng Tư Thình

Đơn vị: Tòa án nhân dân tỉnh Quảng Nam

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *